How-To-Guide: So lagert man die Logistik an einen Fulfillment-Dienstleister aus

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[Partnerbeitrag]

Die Corona-Krise hat dazu geführt, dass viele Händler*innen ihr Geschäftsmodell digitalisiert und Absatzkanäle online erschlossen haben. Viele dieser Unternehmen haben sich folglich nach Fulfilment-Dienstleister*innen umgesehen, die sie bei diesem Vorhaben unterstützen können. Oft fehlen Onlinehändler*innen nämlich die räumlichen Kapazitäten, um die Bestellabwicklung eigenhändig durchführen zu können. Gleichzeitig haben auch etablierte E-Commerce-Unternehmen auf die Entwicklungen reagiert, mit dem Ziel flexiblere Lösungen für die Logistik zu finden, die auch in Krisenzeiten widerstandsfähig sind.

Die Themen Logistik und Versand haben damit dieses Jahr deutlich an Bedeutung gewonnen. Viele E-Commerce-Manager*innen fokussieren sich bei der Optimierung der Customer Experience auf alle Schritte, die bis zum Kaufabschluss getätigt werden. Das ist ohne Wenn und Aber unerlässlich, jedoch sollte man der Post-Purchase-Experience bzw. dem sogenannten Fulfilment einen genauso hohen Stellenwert zuweisen, da diese oft ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit ist und zum langfristigen Erfolg im Onlinehandel beitragen kann.

Sich mit dem Thema Fulfilment genau auseinanderzusetzen, ist somit für Onlinehändler ein essenzieller Bestandteil bei der Strategieentwicklung für den E-Commerce-Store. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Faktoren und Schritte Sie bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen müssen.

Inhalt

Was ist Fulfilment?

Bevor wir starten, eine kurze Erinnerung, was sich hinter dem Begriff Fulfilment überhaupt verbirgt:

Der Begriff E-Commerce-Fulfilment beschreibt die komplette physische Abwicklung eines Kundenauftrages, unabhängig vom Verkauf selbst. Es umfasst alle dazugehörigen Prozesse – von der Lagerung bis zum Versand. Dazu gehören:

Annahme von Bestellungen
Lagerhaltung
Kommissionierung
Artikelpflege
Artikelstammdatenpflege
Verpackung von Waren und Produkten
Frankierung der Sendungen
Versand an den Endkunden
Retourenmanagement

Wann sollte man das Fulfillment auslagern?

Dafür gibt es wie so oft im Leben leider keine pauschale Antwort, da diese Entscheidung von vielen verschiedenen Faktoren abhängt. Die wichtigsten dabei sind:

Anzahl der Sendungen pro Monat
Anzahl der Stock Keeping Units (SKUs)

Als grobe Faustregel kann man sagen, dass ab einem Volumen von 100 Bestellungen pro Monat das Outsourcing sinnvoll sein kann. Unter diesem Schwellenwert ist es oft ökonomischer, selber den Versand abzuwickeln, besonders wenn Sie in Relation zum Versandvolumen ein hohe Anzahl an SKUs haben oder stark personalisierte Pakete verschicken.

Das Auslagern an eine*n Fulfilment-Dienstleister*in eignet sich vor allem für folgende Unternehmen:

E-Commerce Händler*innen, die sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren wollen,
Firmen, die kein Kapital in den Aufbau eigener Logistik-Kapazitäten investieren möchten,
Unternehmen, die international skalieren und starkes Wachstumspotenzial haben,
Firmen, die ihre Logistik dezentral aufstellen, um diese widerstandsfähiger zu gestalten,
und Händler*innen, die ihren Versand als Wettbewerbsvorteil nutzen möchten.

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Was muss man bei der Auswahl von Fulfilment-Dienstleister*innen beachten?

Die Auswahl des*der passende*n Fulfilment-Dienstleister*in ist eine grundlegende Entscheidung und hat starke Auswirkungen auf Ihr tägliches Geschäft. Wenn man sich für einen entscheidet, muss einem bewusst sein, dass man hier eine enge Partnerschaft eingeht, die ihre Höhen und Tiefen haben wird - wie z.B. eine Ehe.

Bei der Auswahl des*der Fulfilment-Dienstleister*in können verschiedene Faktoren beachtet werden. Zu den wichtigsten gehören:

API-Schnittstelle: Welche technischen Integrationen bietet der*die Logistikdienstleister*in? Von Vorteil ist es, wenn sich die E-Commerce-Absatzkanäle unproblematisch integrieren lassen, um die Versandabwicklung zu automatisieren und Lagerbestände zu aktualisieren.
Logistik-Standort: Um Versandkosten und Lieferzeiten zu minimieren, sollten Sie eine*n Partner*in suchen, der Logistik-Zentren betreibt, die möglichst nahe an Ihren Kund*innen sind. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, auch ein dezentrales Logistik-Netzwerk zu verwenden, um das Inventar auf die stärksten Zielmärkte aufzuteilen.
Verpackung: Vor allem für Direct-to-Consumer (D2C) Brands ist ein flexibler Verpackungsprozess ein großer Pluspunkt, um die Verpackung nicht nur als Transportmittel, sondern auch als Marketing-Tool zu verwenden. Dadurch können Sie Ihren Kund*innen eine einzigartige Unboxing-Experience bieten und die Customer-Experience optimieren.
Peak Management: Verfügt der*die Fulfilment-Dienstleister*in über passende Prozesse und eine stabile technische Infrastruktur, die Ihnen die Chance geben, Marketingkampagnen zu skalieren? Das kann ein Grundstein für den Erfolg Ihrer Kampagnen sein.
Flexible Versandoptionen: Indem Sie Ihren Shop-Besuchern mehrere Versandoptionen bieten, können Sie Ihre Conversionrate verbessern. Dazu gehören beispielsweise der Express-Versand oder der klimaneutrale Versand, der von umweltbewussten Konsument*innen nachgefragt wird. Darüber hinaus sollten Sie aber auch sicherstellen, dass Ihr*e Fulfilment-Dienstleister*in mehrere Versandpartner*innen verwendet. Besonders in Krisenzeiten oder in der Weihnachtssaison, wenn Engpässe in der Logistik entstehen, hat man so die Möglichkeit, im Notfall auf andere Versandpartner umzusteigen.

Das Fulfilment an einen Logistik-Dienstleisterin auslagern

Sobald Sie sich für eine*n Fulfilment-Partner*in entschieden und den Vertrag unterschrieben haben, geht es darum, schrittweise die Logistik auszulagern. Wie das genau abläuft, hängt natürlich von Ihrer konkreten Situation und dem*der jeweilige*n Dienstleister*in ab, aber in den meisten Fällen wird der Onboarding-Prozess wie folgt ablaufen:

Konto-Erstellung: Erstellung des Kontos und Start des Onboardings mit einem Customer Success/ Onboarding Manager
E-Commerce Anbindung: Online-Absatzkanäle mithilfe von API-Schnittstellen anbinden und konfigurieren, damit Bestellungen aus dem Onlineshop bzw. vom Onlinemarktplatz importiert werden können und der Datenaustausch zwischen den System stattfinden kann
Produkte anlegen: Die Produkte, die verschickt werden sollen, müssen mit den entsprechenden SKUs angelegt werden. Durch die Angabe der SKU können die richtigen Produkte zur jeweiligen Bestellung ausgewählt werden. In vielen Fällen kann es empfehlenswert sein, auch mit Barcodes/ EAN-Codes zu arbeiten, die beispielsweise durch den Produzenten angebracht werden. Diese können beim Picken der Ware im Lager gescannt und damit die Fehlerquote minimiert werden.

Wichtig für den internationalen Versand:
Onlinehändler*innen, die ihre Produkte weltweit versenden, müssen zusätzliche Informationen hinzufügen, damit die Zollabwicklung und somit der internationale Paketversand automatisiert und ohne großen Mehraufwand ablaufen kann:
1. Nettowert der Ware
2. Ursprungsland der Ware
3. Zolltarifnummer des Produkts

Anlieferungen an das Warenlager planen: Kündigen Sie Ihre Produktlieferungen an, damit sich das Logistikzentrum darauf vorbereiten kann. Egal, ob Sie die Produkte von einem bestehenden Standort umlagen oder vom Produzenten anliefern, müssen Sie den Zeitaufwand für die Einlagerung berücksichtigen. Bei einer Umlagerung müssen Sie das Fulfillment so steuern, dass es keine bzw. eine möglichst kurze Unterbrechung bei der Versandabwicklung gibt, um das zu meistern. Aus diesem Grund sollte man das Inventar, wenn möglich, aufteilen.
Versandstart: Die Waren sind eingelagert, Lagerbestände synchronisiert, der Onlineshop angebunden und alle Details mit dem*der Fulfilment-Partner*in geklärt? Dann steht dem Versand mit der neuen Logistiklösung nichts mehr im Wege!

Bebilderung-byrd-Beitrag_1_Grafik1YQu4DRWIOt4Oh © byrd

Darauf sollten Sie beim Fulfilment auch noch achten

2 Details, die nicht unwichtig sind und dennoch häufig vergessen werden:

Retouren: Wenn Sie Ihren Kund*innen die Möglichkeit geben, Produkte zu retournieren, sollten Sie die Adresse für Rücksendungen aktualisieren.

Steuerliche Aspekte: Lagern Sie die Waren in einem anderen Land und die Firma ist in diesem noch nicht steuerlich registriert? Dann müssen Sie das vor der ersten Anlieferung erledigen, da es sich hierbei um eine innergemeinschaftliche Verbringung handelt. Mehr Informationen zu diesem komplexen Thema finden Sie übrigens in diesem Artikel.

Anmerkung der Redaktion (Juli 2021):

Nutzen Onlinehändler*innen die Leistungen von Fulfilment-Dienstleister*innen, sollten sie die Zuständigkeit der Verpackungslizenzierung beachten. Im Rahmen des Verpackungsgesetz (VerpackG) müssen (Online-)Händler*innen und Hersteller*innen, in Umlauf gebrachte Verkaufsverpackungen (Produkt-, Versand-, und Serviceverpackungen), die bei Endverbraucher*innen anfallen, lizenzieren.

Fulfilment-Dienstleister*innen waren bisher unter bestimmten Umständen zuständig für die Lizenzierung der Versandverpackungen. Diese Zuständigkeit hat sich im Rahmen der seit dem 03. Juli 2021 rechtskräftigen Verpackungsgesetz-Novelle geändert. Nach einer einjährigen Übergangsfrist sind Fulfilment-Dienstleister*innen ab dem 01. Juli 2022 in keinem Fall mehr lizenzierungspflichtig für die in Verkehr gebrachten Versandverpackung. Die Lizenzierungspflicht liegt ab dann bei den beauftragenden Händler*innen. Außerdem muss die Systembeteiligung der Händler*innen, die den Fulfilment-Service nutzen wollen, ab dem 01. Juli 2022 von den Fulfilment-Dienstleister*innen überprüft werden. Ohne Nachweis gilt ein Vertriebsverbot. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag zu den Änderungen der VerpackG-Novelle für den Onlinehandel.

Ihren Fulfilment Partnerin bewerten – Fulfillment-KPIs

Sie möchten die Performance Ihres*Ihrer Fulfillment-Partner*in bewerten? Dann sehen Sie sich die folgenden zwei KPIs an:

Qualität des Fulfillments: 1 - Anzahl der fehlerhaften Sendungen / Alle Sendungen
Hin und wieder kommt es vor, dass Produkte beim Pick- & Pack-Prozess vertauscht und dadurch die falschen Produkte verschickt werden. Um die Qualität des Fulfillments zu bewerten, sollten Sie im Auge behalten, wie oft so etwas passiert.
Schnelligkeit des Fulfillments: 1 - Anzahl der verspäteten Sendungen / Alle Sendungen vor der Cut-off-Zeit
Wenn die Cut-off-Zeit beispielsweise 12:00 Uhr ist, dann sollten alle Bestellungen vor 12:00 Uhr noch am selben Tag verschickt werden, solange es bei der Abwicklung keine technischen oder sonstigen Probleme gibt. Werden zum Beispiel 2 der 200 Bestellungen, die vor 12:00 eingehen, nicht am selben Tag verschickt, liegt die Quote hier bei 99%. Je höher die Quote ist, desto besser.

Fazit: Die Auslagerung des Fulfilments ist eine wichtige strategische Entscheidung

Wer sich dazu entscheidet, seine Logistik auszulagern, sollte im Kopf behalten, dass das nicht von heute auf morgen passieren kann und die Auswahl des*der Partner*in gut überlegt sein soll. Der Versand der Bestellungen trägt maßgeblich zum Geschäftserfolg für E-Commerce-Unternehmen bei und sollte daher reibungslos laufen. Wer ständig seine Fulfillmentstrategie ändert und Logistikdienstleister wechselt, wird viele Probleme haben und Geld verlieren. Mit diesem Blogartikel sollten Sie jedoch eine gute Anleitung haben, wie Sie Ihr E-Commerce-Fulfilment auslagern und optimieren können.

Unser Partner:

byrd bietet Online-Shops eine E-Commerce Fulfillment-Plattform, mit der Sie Ihre gesamte Logistik mit wenigen Klicks global auslagern und steuern können. Die Cloud-basierte Logistiksoftware lässt sich in führende E-Commerce-Systeme integrieren und bietet ein Höchstmaß an Automatisierung und Transparenz.

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